共享及彈性工作空間衛生全攻略

简介

在共享及彈性工作空間中，員工經常在不同桌位與工作區之間移動，這對日常衛生管理帶來獨特挑戰。隨著混合辦公模式日益普及，此類空間越來越受歡迎，而保持潔淨衞生則變得尤為重要——這不僅關乎員工健康與病菌傳播，更直接影響整體工作效率與職場氛圍。

本指南將為您提供一套全面、分步的辦公衛生管理策略，協助企業在共享空間中有效落實高標準的清潔與健康保障。

1. 了解共享及彈性工作空間的衛生重要性

在探討具體清潔方法之前，我們首先需要了解為何在共享工作環境中，保持良好衛生如此重要：

• 健康與安全： 多人共用同一設備與空間，病菌容易迅速傳播。保持良好衛生有助降低患病風險。
• 員工信心： 整潔的工作環境能令員工感到更安心、更舒適，有助提升士氣及工作效率。
• 企業責任： 提供衞生的工作空間，反映公司對員工健康與福祉的重視與承擔。

2. 識別高頻接觸的表面及設備

在共享工作空間中，某些區域及設備會由多人頻繁共用。識別這些高頻接觸的表面，是制定有效清潔計劃的第一步：

• 工作桌及辦公位： 共用辦公桌及工作站需要定期清潔，尤其是桌面、鍵盤及滑鼠等高接觸位置。
• 共用設備： 電話、打印機、影印機及共用電腦等都是病菌易於滋生的熱點
• 公共區域： 茶水間、休息室及會議室等經常由多人共用，應進行頻密清潔。
• 出入口位置： 門柄、升降機按鈕及燈掣等接觸頻率高，亦應列為清潔重點。

3. 為共享及彈性工作空間制定衛生指引

一套清晰明確的衛生指引對於維持共享工作空間的整潔至關重要。以下是制定有效清潔流程的建議步驟：

• 每日清潔流程： 訂立每日清潔高頻接觸位置的制度，包括抹桌面、消毒共用設備，以及清潔公共區域。
• 定期深層清潔： 每週或每兩週安排全辦公室的深層清潔，特別針對平日較少注意的位置，如桌底、椅背扶手及共用儲物空間。
• 鼓勵員工參與： 鼓勵員工保持個人工作空間清潔，於每個工作站提供消毒濕紙巾及搓手液。
• 清晰溝通指引： 張貼清潔指引，包括清潔項目、頻率及負責人，讓每位員工明確了解自身角色與責任。

4. 實施有效的清潔技術

要確保清潔徹底，必須採用正確的方法及合適的清潔用品：

• 消毒劑： 使用經美國環保署（EPA）認可、可有效殺滅多種病原體的消毒劑。如用於共用電子設備，請確保產品對電子產品安全無害。
• 超細纖維抹布： 超細纖維抹布比一般布料更能吸附污垢與細菌，是清潔表面的理想選擇。
• 酒精濕紙巾： 非常適合用於清潔鍵盤、滑鼠及其他小型設備。建議使用含酒精成分達70%或以上的產品，以達到有效消毒效果。
• 吸塵與除塵： 定期吸塵及清除塵埃（包括平時難以察覺的地方），有助防止塵垢及致敏原積聚。

5. 鼓勵員工養成良好的個人衛生習慣

即使有完善的清潔程序，個人衛生仍然是維持共享工作空間健康環境的重要一環：

• 手部衛生： 鼓勵員工勤洗手，尤其是在使用共用設備前後。應於辦公空間的關鍵位置提供搓手液，方便員工隨時清潔雙手。
• 呼吸衛生禮儀： 提醒員工在咳嗽或打噴嚏時應掩口鼻，並妥善棄置用過的紙巾。
• 工位整潔習慣： 鼓勵員工保持個人工作桌整潔，每天工作完畢後使用消毒濕紙巾清潔桌面及設備。

6. 運用科技提升衛生水平

科技在維持共享工作空間的衛生方面發揮著重要作用：

• 無接觸解決方案： 盡可能引入無接觸技術，例如自動門、免手觸式水龍頭及語音控制裝置，以減少接觸共用表面。
• 工作站預約系統： 使用桌位預約系統，讓員工可提前預約工位，有助更有效地管理空間，同時確保每次使用之間進行清潔。
• 空氣質素監測： 安裝空氣質素監測設備，以確保室內環境健康，並檢測通風系統是否運作正常。空氣質素欠佳可能增加空氣傳播病菌的風險。

7. 培訓與教育員工

定期培訓可確保所有員工了解並遵守衛生守則：

• 工作坊： 舉辦衛生工作坊，教授正確清潔技巧，並講解維持工作空間整潔的重要性。
• 網上資源： 提供線上學習資源，如教學短片或資訊圖表，讓員工可隨時參考如何保持辦公室清潔。
• 持續提示： 透過電郵提醒、海報及數碼顯示屏，定期重申衛生的重要性，提升員工的日常衛生意識。

8. 監察及調整衛生措施

衛生指引不應一成不變，必須定期檢視及因應實際情況作出調整：

• 意見回饋機制： 建立員工意見回饋系統，讓同事能就現行衛生措施提供建議，有助識別需要改進的地方。
• 定期審核： 定期進行衛生審核，以確保清潔程序落實到位且成效良好，並根據審核結果作出相應調整。
• 緊貼資訊： 隨時掌握最新公共衛生指引，並根據最新資訊及時更新衛生實踐和政策。

9. 專業清潔服務的角色

雖然日常的基本衛生維護可由內部團隊處理，但若要達致更高層次的清潔效果，特別是深層清潔工作，則需依賴專業清潔服務：

• 專業知識： 專業清潔人員受過專業培訓，掌握最新清潔技術，能確保包括一般忽略位置在內的所有區域均獲徹底清潔。
• 專用設備： 他們使用專業清潔工具及工業級消毒劑，這些往往是日常難以接觸到的。
• 一致性： 定期的專業清潔可確保辦公空間長期維持穩定的高衛生標準。
• 度身訂造的服務： 專業清潔公司如 Move IT Cleaning & Hygiene 能根據不同辦公空間的實際需求，提供靈活而針對性的清潔方案。無論是日常清潔、深層消毒或專項處理，他們都能確保共享工作空間長期保持衛生及安全。
• 符合法規： 專業清潔團隊熟悉行業相關的健康與安全規定，有助企業符合法規要求，尤其適用於共享與彈性工作空間。

10. 建立良好的職場衛生文化

歸根究底，共享工作空間的衛生措施能否成功，關鍵在於能否建立一種重視清潔與衛生的工作文化，讓整潔成為企業的共同優先事項。

• 以身作則： 管理層及團隊領導應以身作則，實踐良好衛生習慣，展現對維持清潔環境的承諾。
• 獎勵良好行為： 可考慮設立獎勵機制，表揚長期保持高衛生標準的員工，鼓勵全體參與
• 開放溝通： 建立開放的溝通文化，讓員工能放心提出衛生相關的關注及改善建議。

總結

在共享及彈性工作空間中，維持良好衛生是一項重要而全面的工作。企業若能充分理解清潔的重要性、建立有效的衛生管理制度，並鼓勵員工共同承擔責任，便能營造一個安全、健康且高效的工作環境。

同時，善用科技、專業清潔服務及持續教育，將進一步提升整體衛生水平，確保共享工作空間長期保持潔淨，為業務成功創造有利條件。

若企業希望在共享辦公空間中維持最高標準的衛生管理，與 Move IT Cleaning & Hygiene 合作，將能獲得所需的專業知識與穩定支援，為員工打造一個健康潔淨的工作場所。